METANOIAC.id Dalam upaya meningkatkan kinerja layanan akademik, Politeknik Negeri Ujung Pandang (PNUP) melakukan peralihan dari Sistem Informasi Politeknik Negeri Ujung Pandang (SIMPONI) ke Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) yang lebih terintegrasi.
Dalam wawancara yang berlangsung pada Kamis, 30 Januari 2025. Muh. Ahyar selaku Kepala Unit Penunjang Akademik Teknologi Informasi dan Komunikasi (UPA TIK) mengatakan bahwa salah satu penyebab peralihan ke SIAKAD karena SIMPONI tidak mampu memenuhi dan menyesuaikan kebutuhan dari sisi internal kampus. Ia menjelaskan bahwa SIMPONI dikembangkan oleh pihak luar tanpa melibatkan kampus dalam proses pengembangannya. Hal ini membuat pengelolaan dan pengembangan sistem menjadi sangat sulit. Dari sisi teknis, tantangan yang dihadapi cukup kompleks, terutama karena kurangnya keterlibatan sejak awal.
“Pertama kita tidak dilibatkan dari awal, kemudian yang kedua dari sisi SDM kita kekurangan, dan yang ketiga teknologinya juga bisa dibilang pemrogramannya sudah sulit untuk kita kembangkan sendiri karena berbasis native,” jelasnya.
Mardhiyah Nas selaku Plt Kepala Bagian Akademik juga menegaskan bahwa salah satu faktor utama yang melatarbelakangi peralihan SIMPONI ke SIAKAD yaitu visi misi Almarhum Ilyas Mansur, direktur sebelumnya, yang mengedepankan digitalisasi sistem terintegrasi.
“Kami mendapat dukungan penuh dari Almarhum Ilyas Mansur (direktur sebelumnya) dan direktur yang sekarang. Bahkan, kami mendapat penugasan untuk melakukan kunjungan studi banding ke beberapa politeknik yang sistem informasinya sudah berkembang, seperti Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Politeknik Negeri Jember, dan Politeknik Negeri Malang,” ungkap Mardhiyah. Hal ini bertujuan untuk mempelajari metode dan strategi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi serta best practices dalam pengelolaan dan administrasi data akademik. Prosesnya tentu tidak mudah, melibatkan beberapa tahapan hingga akhirnya SIAKAD dapat diterapkan.
Selain perubahan sistem untuk memenuhi kebutuhan internal kampus, peralihan dari SIMPONI ke SIAKAD juga menghadirkan sejumlah perbedaan signifikan dari segi fitur dan fungsi.
“Sebenarnya masih ada aplikasi-aplikasi lain yang telah kita kembangkan, seperti di tahun 2024, yaitu SIAKAD, portal, SSO, dan SIMPEG. Nah kenapa kita kembangkan aplikasi baru, karena salah satu kekurangan dari SIMPONI adalah tidak mendukung sistem terintegrasi. Ketika ada unit buat aplikasi baru, aplikasi tersebut berjalan sendiri. Berbeda dengan SIAKAD atau sistem terintegrasi yang kita bangun ini, dimana semua aplikasi nantinya akan saling sinkron satu sama lain” ungkap Ahyar.
Lebih lanjut, ia menambahkan bahwa pengembangan ini menggunakan teknologi framework terbaru, yaitu Laravel, yang diharapkan mampu memberikan performa yang lebih optimal.
Terkait penerapan nilai semester ganjil 2024/2025, Mardhiyah menjelaskan bahwa nilai akademik untuk semester tersebut masih akan dirilis melalui SIMPONI.
“Kalau untuk nilai yang semester ini, Insya Allah masih tetap di SIMPONI. Kalau yang semester genap, rencananya sudah mulai menerapkan SIAKAD,” jelasnya.
Ia menambahkan bahwa proses pendaftaran ulang untuk semester genap 2024/2025 akan beralih ke SIAKAD. Langkah ini memberikan kemudahan yang signifikan, terutama bagi institusi.
“di SIMPONI, meskipun pembayaran belum dilakukan, nama mahasiswa tetap muncul dengan kode pink yang artinya statusnya masih fleksibel, sehingga data mahasiswa masih bisa di on off dalam sistem. Nah, kalau di SIAKAD, nama mahasiswa tidak akan muncul selama belum melakukan pembayaran atau masih ada bengkalai dari semester sebelumnya,” tambahnya.
Mardhiyah juga menyebutkan bahwa kini tidak perlu lagi berkoordinasi dengan bagian akademik terkait nomor Virtual Account (VA), karena nomor VA dapat langsung diakses melalui SIAKAD. Sistem ini terintegrasi dengan pihak bank, sehingga setelah pembayaran dilakukan, status pembayaran dapat langsung terlihat di SIAKAD.
Sosialisasi sistem SIAKAD telah dilakukan pada 20 Desember 2024 kepada dosen, staff tenaga kependidikan, jurusan, dan pimpinan. Kegiatan ini diselenggarakan di Aula secara onsite dan online.
“Untuk sosialisasi mahasiswa yang kami sediakan itu nanti ya, sebenarnya masih sementara disusun untuk modul penggunaannya dengan videonya tapi tim masih membutuhkan waktu,” tambah Ahyar.
Saat ini, SIAKAD masih dalam tahap pengembangan, termasuk proses pemindahan semua data mahasiswa ke dalam sistem tersebut. Diharapkan, setelah proses ini selesai, SIAKAD akan semakin optimal dan memberikan kemudahan bagi seluruh civitas akademika di Politeknik Negeri Ujung Pandang. [SRP/425, AN/426]
